So bereiten Sie sich auf ein Oracle-Audit vor

So bereiten Sie sich auf ein Oracle-Audit vor

Nov 2, 2018 | Software Asset Management

Audits können große Kopfschmerzen bereiten, wenn Sie nicht auf die bevorstehende Arbeit vorbereitet sind. Wenn Sie wissen, wie die Prüfung abläuft und wo Sie anfangen sollen, können Sie etwas Druck abbauen. Hier finden Sie eine Übersicht über den Oracle Audit-Prozess und einige Tipps, die Sie bei der Vorbereitung Ihres nächsten Oracle-Audits unterstützen.

Warum führt Oracle Audits durch?
Bei einer Oracle-Prüfung werden die Oracle-Softwarelizenzrechte eines Kunden mit der Verwendung der Oracle-Produkte des Unternehmens verglichen, um die Einhaltung der Lizenzbestimmungen zu beurteilen. Die Softwarelizenzrechte eines Unternehmens sind vertraglich festgelegt, und es ist üblich, dass jedes Softwareunternehmen eine Prüfung dieser Rechte durchführt, um den Wert seines geistigen Eigentums zu schützen.

Wie funktioniert der Oracle-Prüfungsprozess?

Der Oracle Audit-Prozess beginnt mit einem Benachrichtigungsschreiben von Oracle License Management Services („LMS“) und richtet sich in der Regel an den C-Level-Manager des Unternehmens. Dieses Schreiben sollte auf die Oracle Audit-Klausel verweisen, die allgemein in Abschnitt O des Oracle License and Services Agreement („OLSA“) enthalten ist. Es sollte auch den Produktumfang des Audits sowie den spezifischen Oracle License Consultant definieren, der den Auftrag verwaltet.

Als Nächstes fordert Oracle den Kunden auf, ein Oracle Server Worksheet („OSW“) auszufüllen. Das OSW ist eine Oracle-Vorlage, die vom Kunden ausgefüllt wird als Erklärung von:

  • Welche Oracle-Produkte werden bereitgestellt?
  • Spezifikationen und Konfigurationen der Server, auf denen sie bereitgestellt werden

Die Datenerfassungsphase folgt dem OSW-Prozess und umfasst einen Erkennungs– und Messprozess.

  • Der Erkennungsprozess umfasst ein Tool, das die IT-Umgebung durchsucht, um alle Server zu finden, auf denen Oracle installiert ist. Hiermit wird überprüft, ob alle Server im OSW aufgeführt sind.
  • Der Messvorgang umfasst ein Tool, mit dem die für alle Oracle-Produkte im Geltungsbereich verwendeten Versionen und Funktionen sowie die Serverspezifikationen und Konfigurationen der Server, auf denen sie bereitgestellt werden, überprüft werden.

Nach Abschluss der Datenerfassung stimmt der zugewiesene Oracle License Consultant das Softwarelizenzinventar des Kunden mit der Nutzung gemäß der Datenerfassung ab und erstellt einen Abschlussbericht, in dem Überschreitungen oder Fehlmengen aufgeführt sind.

Die Oracle Audit-Klausel besagt im Allgemeinen, dass ein Kunde 30 Tage Zeit hat, um etwaige Mängel zu beheben. Die Auflösung wird nicht von Oracle LMS übernommen, sondern an Oracle Sales übergeben. Zu den Ergebnissen können der Kauf von Oracle-Software, rückwirkende Gebühren und der potenzielle Upselling zusätzlicher Produkte gehören.

Schließlich wird ein Audit-Abschlussbrief ausgestellt. Der Audit-Abschlussbrief wird von Oracle LMS erst ausgestellt, wenn der Kunde eine Abwicklungsvereinbarung mit Oracle Sales geschlossen hat.

Wie können Sie sich auf Ihr Oracle-Audit vorbereiten?

Die meisten Oracle-Lizenz- und Serviceverträge gewähren Kunden eine Frist von 45 Tagen für die Vorbereitung und Beantwortung des Audit-Benachrichtigungsschreibens. Vor einem Oracle-Audit:

  • Kunden sollten sicherstellen, dass sie über die richtigen Ressourcen verfügen, um ein Audit zu unterstützen.
  • Kunden sollten antworten können: Welche Lizenzen besitzen wir und wie können sie genutzt werden?
    • Das Beschaffungsteam des Kunden sollte jederzeit zur Verfügung stehen, um zu überprüfen, welche Oracle-Softwarelizenzen das Unternehmen besitzt und welche Lizenzbeschränkungen gelten.
    • Ein IT-Manager oder Systemadministrator sollte ebenfalls zur Verfügung stehen, um einen Überblick darüber zu erhalten, welche Oracle-Produkte bereitgestellt werden und auf welcher IT-Infrastruktur sie bereitgestellt werden.
  • Kunden sollten einen Überblick über alle ihre Lizenzberechtigungen haben, einschließlich der Menge, der Art der Lizenzmetrik und etwaiger Einschränkungen für diese Lizenzen.
    • Kunden sollten alle ihre Bestelldokumente und ihre entsprechenden OLSA zusammenstellen. Ein Kunde sollte mindestens Kopien seiner jährlichen Verlängerungen des Oracle-Support-Vertrags haben. Hier werden die Mengen und Metriken angegeben, und es wird im Allgemeinen angegeben, ob für die Lizenzen eine Beschränkung besteht. Der Oracle Support-Vertrag enthält keine Angaben zu den Einschränkungen. Die Einschränkungen finden Sie nur im Bestelldokument und in OLSA. Die Oracle Support-Verträge können einfach beim Oracle Support angefordert werden.

Wissenswertes während des gesamten Oracle-Prüfungsprozesses.

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Bestelldokumente und OLSA im Detail vollständig verstehen.
Um die gewährten Rechte zu verstehen, sollten Kunden ihre Oracle-Bestelldokumente und OLSA vollständig prüfen und verstehen oder professionellen Rat einholen. Sie sollten auch Kopien ihrer Bestelldokumente und von OLSA haben, aber es ist verständlich, dass einige dieser Dokumente aus verschiedenen Gründen verlegt wurden.

Jedes Bestelldokument verweist auf ein maßgebliches OLSA. Sobald ein Kunde einen Oracle Audit-Benachrichtigungsbrief erhalten hat, der auf die Oracle Audit-Klausel eines bestimmten OLSA verweist, kann er Kopien des signierten OLSA und der spezifischen Bestelldokumente anfordern, die sich auf diesen OLSA beziehen. Durch das Anfordern der Bestelldokumente kann ein Kunde sicherstellen, dass der im Audit-Benachrichtigungsschreiben festgelegte Produktumfang korrekt ist.

Richten Sie eine strukturierte Kommunikation mit Oracle ein.
Kunden haben möglicherweise mehrere Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen, die zum Sammeln von Informationen für ein Oracle-Audit erforderlich sind. Die Kommunikation über eine zentrale Kontaktstelle ist ein wichtiger Schritt, um Vollständigkeit und Konsistenz sicherzustellen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um Skripte auszuführen.
Ein Kunde muss nicht unbedingt Oracle-Skripts verwenden, wenn er über eine andere Methode verfügt, um die erforderlichen Nutzungsdaten zu erfassen, z. B. Oracle Enterprise Manager oder SAM-Tools von Drittanbietern.

Wenn Sie diese Schritte als Richtlinie verwenden, können Sie in die richtige Richtung starten, wenn ein Oracle-Audit auf Sie zukommt. Obwohl diese Tipps hilfreich sind, können die Umstände für jedes Audit unterschiedlich sein und erfordern ein tieferes Wissen, um die Drehungen und Wendungen des Audit-Prozesses erfolgreich zu meistern.

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