5 Things to Do Before Making a Decision on Digital Access

5 Things to Do Before Making a Decision on Digital Access

Feb 15, 2019 | Software License Management

Dies ist der letzte Artikel in unserer SAP Digital Access-Reihe. Wenn Sie die anderen Artikel nicht gelesen haben, können Sie sie finden HIER. Wir empfehlen, diese zu lesen, da sie einen Einblick in den Artikel geben, den Sie gleich lesen werden.

Bevor wir beginnen, fassen wir kurz die drei wichtigsten Aspekte der zuvor veröffentlichten Artikel zur Digital Access-Lizenzierung zusammen.

– Digital Access kann als Lösung für die Lizenzierung des indirekten Zugriffs auf SAP betrachtet werden, die nicht über ältere Lizenzvereinbarungen verfügbar ist.
– Die Digital Access-Lizenzierung deckt nicht alle Formen des indirekten Zugriffs ab. Es wird nur der indirekte Zugriff behandelt, der zur Erstellung der 9 in SAP-Veröffentlichungen aufgeführten Dokumenttypen führt.
– Digital Access ist komplex und aufgrund der ergebnisbasierten Preisgestaltung können sich die Lizenzkosten für SAP erhöhen.

Aber wie immer ist nicht alles schwarz und weiß. Ungeachtet der Position von SAP zu den Lizenzanforderungen für den indirekten Zugriff – mit den bekannten Einschränkungen, den damit verbundenen Ansprüchen bei Audits und dem Widerstand, den SAP-Kunden, Anwälte, Branchennetzwerke usw. zeigten – könnte man argumentieren, dass in diesem Sumpf unterschiedlicher Meinungen „hockt ein Kröte der Wahrheit “. Bevor Sie mit „Yaying“ oder „Naying“ Digital Access beginnen, sollten Sie zunächst einige Dinge berücksichtigen.

Aus unserer Sicht haben Kunden beim Umgang mit Digital Access zwei Hauptoptionen:

Zunächst sollte jeder verstehen, dass es sich ums hat das Recht, als Inhaber des Urheberrechts die Nutzungsrechte der von ihm entwickelten Software zu definieren. Those who don’t want to play by SAP’s rules should look for a different solution. Obwohl es langwierig und kostspielig ist, das technologische Rückgrat von Geschäftsprozessen in großem Maßstab zu ändern, gibt es immer noch viele alternative Lösungen – Oracle, Microsoft, and Intuit, nur um ein paar zu nennen. Wir ermutigen sicherlich niemanden, sich von SAP zu entfernen. Die Auswahl einer anderen Lösung sollte jedoch ernsthaft erwogen werden, wenn Ihnen die Richtung, in die sich SAP bewegt, nicht gefällt.

Die zweite Möglichkeit besteht darin, dass Kunden die Anforderungen für die Lizenzierung von SAP Digital Access einfach akzeptieren und erfüllen. Für manche mag es schwierig sein, eine Pille zu schlucken, aber wir glauben, dass die Mehrheit der SAP-Kunden diese Option höchstwahrscheinlich wählen wird. Unabhängig von der endgültigen Entscheidung sollten Kunden alle Vor- und Nachteile, Kosten und Vorteile sorgfältig abwägen.

Wenn Sie sich für SAP entscheiden, befolgen Sie bei der Planung von Digital Access die folgenden 5 Schritte.

Schritt 1: Recherchieren Sie nach Lizenzen für Digital Access

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, um ein grundlegendes Verständnis von Digital Access zu erlangen: Lesen Sie verfügbare Veröffentlichungen, holen Sie Meinungen von Experten ein, fragen Sie Peergroups, besuchen Sie Bildungsveranstaltungen (Webinare, Konferenzen usw.) und vieles mehr. Unabhängig davon, wie Sie sich weiterbilden möchten, müssen Sie Maßnahmen ergreifen, und Sie sollten nicht erwarten, dass SAP Ihnen Informationen ohne formelle Aufforderung zur Verfügung stellt. Insofern ist es auch eine gute Option, Ihren SAP-Account-Manager oder das SAP License Audit Service-Team um Rat zu fragen.

Schritt 2: Verstehen Sie Ihre bestehenden Lizenzvereinbarungen

Überprüfen Sie Ihre SAP-Lizenzvereinbarungen und stellen Sie fest, wo Ihre Organisation hinsichtlich der Lizenzierung von Indirect Access steht. Einige Kunden haben möglicherweise spezielle Bedingungen für Named User-Lizenzen vereinbart, die sich auf kundenspezifische Lösungen beziehen, bei denen die erworbenen Lizenzen Indirekte Zugriffsrechte enthalten. Andere Kunden haben möglicherweise nur Standardlizenzen gekauft oder es fehlen Lizenztypen, die auf Szenarien mit indirektem Zugriff angewendet werden können. Beispielsweise ist SAP NetWeaver OpenHub eine dieser Lizenzen, bei der Sie SAP BW-Daten für eine unbegrenzte Anzahl von Nicht-SAP-Benutzern freigeben können, solange die Datenextraktion durchgeführt wird asynchron und nicht in Echtzeit.

Schritt 3: Bewerten Sie das Risiko des indirekten Zugriffs

Für einige Kunden ist der indirekte Zugriff möglicherweise überhaupt kein Problem. Für andere könnte es ein großes Risiko sein. Deshalb muss jeder SAP-Benutzer sein Risiko einschätzen.

Dazu empfehlen wir Ihnen, Ihre SAP-Landschaft zu analysieren und alle technischen Schnittstellen zu identifizieren, an denen Daten entweder von SAP in eine Nicht-SAP-Umgebung übertragen oder außerhalb von SAP generiert und zur weiteren Verarbeitung an SAP weitergeleitet werden. Wie bereits erwähnt, fordert SAP Kunden nicht auf, für ausgehende SAP-Datenübertragungen zu zahlen (gemäß den Bedingungen für statisches Lesen). Es gibt jedoch nicht viele Szenarien, in denen beim Hochladen von Daten zu SAP keine Lizenz erforderlich ist. Beachten Sie, dass Kunden, die Datenübertragungen an oder von SAP mit einem Klick auf eine Schaltfläche freigeben, möglicherweise weiterhin Named User-Lizenzen benötigen, selbst wenn sie über einen sogenannten „Aggregator“ oder Gatekeeper verfügen.

Bei korrektem Abschluss sollte die Risikobewertung die folgenden Ergebnisse liefern:

– Anzahl der erforderlichen Named User-Lizenzen für den indirekten Zugriff
– Bei der Bestimmung der Anzahl der erforderlichen Benutzer sollten Sie:

  • Fassen Sie Benutzer über alle Anwendungen oder Schnittstellen von Drittanbietern zusammen
  • Unterscheiden Sie Benutzer gemäß den Benutzerberechtigungen in Ihrer vorhandenen Lizenzvereinbarung oder als Standardlizenztyp für benannte Benutzer in den SAP-Kaufoptionen.
  • Berücksichtigung zukünftiger Änderungen am Setup von Indirect Access (Schnittstellen, Anwendungen von Drittanbietern, Anzahl der Benutzer)

– Anzahl der erforderlichen Paketlizenzen für den indirekten Zugriff

– Kosten pro Lizenz

  • Kann berechnet werden, indem vereinbarte Rabatte für Lizenzkäufe angewendet werden oder indem die bisher erhaltenen durchschnittlichen Rabatte angenähert werden

– Die Gesamtkosten für die Lizenzierung von Indirect Access

Schritt 4: Berechnen Sie die Gesamtkosten für Digital Access

Nachdem Sie die Kosten für den indirekten Zugriff berechnet haben, müssen Sie nun die Gesamtkosten für den digitalen Zugriff als Ganzes berechnen.

Zu Beginn müssen Sie die neuen Digital Access-Messungen anwenden, um den Datenaustausch in „Dokumente“ umzuwandeln. Dies geschieht am besten bei der Überprüfung des indirekten Zugriffs auf SAP. Wenn dies ein Problem darstellt (aufgrund des Fehlens von Messfunktionen in SAP oder wenn Sie nicht über ein ausgeklügeltes SAP-Lizenzverwaltungstool verfügen), sollten Kunden Geschäftsinhaber oder andere Stakeholder befragen, um die erforderlichen Informationen zu sammeln. Zu den Fragen, die gestellt werden könnten, gehören unter anderem:

– Wie viele Verkaufs-, Einkaufs- oder Serviceaufträge erhalten wir pro Jahr?
– Wie viele Werbebuchungen befinden sich durchschnittlich in jeder Bestellung?
– Welche Veränderungen erwarten wir in den nächsten 2 bis 3 Jahren?

Sobald Sie die Anzahl der Dokumente und Werbebuchungen kennen, sollten Sie in der Lage sein, die Anzahl der erforderlichen Dokumentlizenzen zu schätzen, die entsprechende Volumenstufe für Digital Access zu überprüfen und die Lizenzkosten für Digital Access zu berechnen. Sie wissen auch, welche Fälle von indirektem Zugriff unter Digital Access fallen und welche aufgrund der Legacy-Lizenzierung ungelöst bleiben.

Schritt 5: Treffen Sie eine Entscheidung

Um zu bestimmen, welches Lizenzmodell für Ihr Unternehmen am kostengünstigsten ist, sollten Sie die aktuellen und zukünftigen Kosten für die Legacy-Lizenzierung und die Digital Access-Lizenzierung vergleichen.

Um dies genau zu tun, müssen Sie die Kontrollkosten berücksichtigen. Um konform zu bleiben, muss Ihre SAP-Landschaft kontinuierlich überwacht werden. Dies ist – wie bereits erwähnt – im Rahmen des Legacy-Lizenzmodells viel zeitaufwändiger und risikoreicher.

Wenn Sie Ihre Risiken, Kosten und zukünftigen Änderungen an IT- und Geschäftsprozessen kennen, können Sie mit SAP über die Lizenzierung von Digital Access mit einem Preis pro Dokument verhandeln, der Ihrem Budget entspricht. Der Schlüssel wird vorbereitet. Wenden Sie sich erst an SAP, wenn Sie bereit sind, eine Diskussion über Digital Access zu führen. Andernfalls wird möglicherweise die Tür für ein Audit geöffnet.

Hoffentlich helfen diese Informationen bei Ihren Entscheidungen in Bezug auf Digital Access. In unserem bevorstehenden Webinar werden wir uns noch eingehender mit dem Verständnis und der erfolgreichen Navigation in der Welt des digitalen Zugangs befassen. Klicken Sie hier, um die aufgezeichnete Version des Digital Access-Webinars anzuzeigen, oder klicken Sie hier Wenn Sie einen Termin für ein Treffen mit einem SAP-Experten vereinbaren möchten, können Sie sich kostenlos und ohne Druck beraten lassen. Darüber hinaus können Sie mehr über unsere SAP-Services erfahren HIER KLICKEN.

 

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