4 Überlegungen vor dem Festschreiben eines SAM-Tools

4 Überlegungen vor dem Festschreiben eines SAM-Tools

Nov 26, 2018 | Software Asset Management

Sie suchen nach einem neuen SAM-Tool. Sobald Sie dieses Tool erhalten, gehören alle Probleme mit der Lizenzkonformität der Vergangenheit an, oder? Leider ist dies eine Überzeugung, die mehrere Organisationen haben. Wenn Sie in ein SAM-Tool oder eine SAM-Lösung investieren, wird davon ausgegangen, dass es Compliance-Probleme behebt. Schlimmer noch, dies könnte die Wahrnehmung des leitenden IT-Managements sein, das nun „perfekte“ Ergebnisse im Bereich der Lizenzkonformität erwartet. Dies könnte nicht weiter von der Wahrheit entfernt sein. Selbst die ausgereiftesten Unternehmen in SAM wissen, dass für ein wirklich erfolgreiches und kontinuierliches Compliance-Management ein SAM-Tool nur ein Teil des Bildes ist. Erfolgreiches SAM bedeutet, die richtigen Leute, Prozesse UND Technologien zu haben. Lassen Sie uns jedoch einige der Herausforderungen im Einzelnen erläutern, die sich bei der Erörterung der Auswahl und Implementierung eines SAM-Tools ergeben.

1. Verpflichtung der Geschäftsleitung

Sie haben wahrscheinlich einen Geschäftsfall eingereicht oder werden einen solchen abgeben, einschließlich Ihrer Ausgabenanforderungen und Begründungen für ein SAM-Tool. Haben Sie jedoch einen allgemeinen SAM-Plan? Es ist wichtig, einen SAM-Plan zu definieren, der nicht nur die Implementierung des Toolset umfasst, sondern auch wichtige Meilensteine, KPIs, die gemessen werden, um den ROI und die Wertschöpfung eines Tools zu demonstrieren, und Reifegrade, einschließlich der erwarteten Daten Sie erreichen. Für Reifegrade in SAM ist es hilfreich, auf das Microsoft SAM-Optimierungsmodell (SOM) oder den SAM-Standard ISO-19770 zu verweisen. Das Bekenntnis des Senior Managements zu einem SAM-Plan kann eine Herausforderung sein, stellt jedoch sicher, dass die Auswahl und Implementierung der Tools nur ein erster Schritt auf dem Weg zur Reifung von SAM ist. Der SAM-Plan sollte ein lebendiges Dokument sein und regelmäßig überprüft werden, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind und das erreichen, was dem Unternehmen versprochen wird. Häufig wird in einer Organisation die Auffassung vertreten, dass „Best Practice“ darin besteht, einfach ein SAM-Tool zu kaufen. * Pro-Tipp – Die Anschaffung eines SAM-Tools ist kein „SAM-Plan“.

2. Sammeln von Compliance-Anforderungen

Als SAM-Manager oder anderer IT-Experte ist es wichtig, einen Schritt zurückzutreten, die tatsächlichen Compliance-Anforderungen zu berücksichtigen und sie für die Rückwärtsarbeit zu verwenden. Dazu benötigen Sie die Beiträge mehrerer weiterer Stakeholder – vielleicht sogar der Abteilungen, an die Sie noch nicht einmal gedacht haben! Was sind zum Beispiel die fünf größten Softwareanbieter in Ihrem Unternehmen in Bezug auf die jährlichen Ausgaben? In Bezug auf die Wartungskosten? Gibt es große Software-Vertragsverlängerungen? Haben Sie einen besonders schlechten Erneuerungs- oder Überprüfungsprozess mit einem Anbieter erlebt? Gibt es einen Anbieter, der innerhalb oder außerhalb Ihres Unternehmens schrittweise eingeführt wird und mehr Fokus erfordert?

Sobald Sie diese Antworten zusammengestellt und analysiert haben, sollten Sie damit beginnen, eine Liste der Top-Softwarehersteller zu erstellen, die Ihr SAM-Team ansprechen kann. Von dort aus sollten Sie den Toolherstellern bestimmte Fragen stellen. Wenn IBM beispielsweise ein führender Hersteller in Ihrem Unternehmen war, sollten Sie sicherstellen, dass die Tools, die Sie in Betracht ziehen, einen Import direkt aus dem ILMT IBM License Management-Tool unterstützen. Ist Microsoft ein Top-Hersteller in Ihrem Unternehmen? Sie sollten sicherstellen, dass Ihr Tool Lizenz-Compliance-Positionen basierend auf MLS-Berichten berechnen kann. Die Liste der Top-Softwarehersteller ist nur ein Beispiel für die Auswahl eines Werkzeugs. Es wird empfohlen, sich unternehmensweit an IT-Service-Management, Helpdesk, IT-Sicherheit, Beschaffung, Finanzen und Recht (um nur einige zu nennen) zu wenden, um zusätzliche Anforderungen zu erfassen Diese können und sollten bei der Bewertung und Auswahl des geeigneten SAM-Tools für Ihre Organisation verwendet werden. Kurz gesagt, es ist sehr wahrscheinlich, dass diese Informationen Sie zu einem anderen SAM-Tool führen, das Sie zuvor noch nicht in Betracht gezogen haben.

3. Integration

Wenn Sie SAM-Tools oder -Lösungen in Betracht ziehen, sollten Sie darüber nachdenken, wie sie sich in Ihre vorhandene IT-Technologie- und Prozesslandschaft integrieren lassen. Wenn Sie beispielsweise über eine umfangreiche Virtualisierung verfügen, sollten Sie sicherstellen, dass das SAM-Tool den Lizenzverbrauch auf der Grundlage der V-Center- und Hyper-V-Datenerfassung sehr gut berechnet. Wir empfehlen die Erstellung einer Checkliste mit wichtigen System-Ein- und Ausgängen für das SAM-Tool. Beispielfragen könnten sein: Haben wir eine vorhandene CMDB mit Hardwaredaten? Welche Arten von Server-Betriebssystemen haben wir und wie werden wir diese Daten liefern? Nutzen wir die Cloud stark? Importieren wir finanzielle oder organisatorische Daten in das SAM-Tool?

Neben den technologischen Ein- und Ausgängen müssen Sie den Prozess-Teil des SAM-Bilds berücksichtigen, um den Erfolg sicherzustellen. Um beispielsweise sicherzustellen, dass alle Einkaufsdaten im SAM-Tool gespeichert werden, müssen Sie mit dem Einkauf zusammenarbeiten, um dessen Einkaufs- und Wiederverkäufer-Verwaltungsrichtlinien zu aktualisieren. Diese sollten Endbenutzer anweisen, einen oder mehrere Kanäle für den Softwareeinkauf zu nutzen und auszuwählen. Das Einkaufsteam kann diese Kanäle dann verwalten, um sicherzustellen, dass die vollständigen Einkaufsdaten im SAM-Tool gespeichert werden. Ähnliche Überlegungen zu Prozessen können die Bereitstellung von Arbeitsstationen / die Installation von Scan-Agenten, Vertragsverhandlungen mit dem SAM-Daten- / SAM-Team und das Hinzufügen / Entfernen / Ändern von Prozessen durch den Benutzer umfassen. Der Schlüssel ist zu verstehen, wie sich Prozesse, die nicht im Besitz Ihres SAM-Teams sind, auf die Qualität der Daten auswirken, die in Ihrem SAM-Tool ein- und ausgehen.

4. Quick Wins

Die Geschäftsleitung LIEBT es, konkrete Vorteile zu erkennen, die ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis aufweisen. Wenn Sie sich während der Planung vor der Implementierung mit anderen Stakeholdern in Ihrem Unternehmen abstimmen, fragen Sie, welche Schwachstellen diese im Bereich Lizenzverwaltung haben und welche Daten für sie wertvoll sind. Was wäre zum Beispiel, wenn Finance durch einen einfachen Export aus dem SAM-Tool helfen könnte, Wartungsverträge für stillgelegte Hardware-Assets vorzeitig zu kündigen? Was wäre, wenn Sie dem Procurement-Team eine Liste der installierten Softwarelizenzen zur Verfügung stellen könnten, die nicht mehr verwendet werden, damit sie eine Gegenprüfung durchführen können, bevor sie einen neuen Kauf tätigen? Oder eine Benutzerliste mit kürzlich gelöschten Benutzern aus dem Unternehmen, die noch Active Directory-Konten besaßen (für deren Hosting Gebühren erhoben wurden)? Denken Sie an die Berichte, die das SAM-Tool auf einfache Weise erstellen kann, und stellen Sie sicher, dass Sie diese Ergebnisse aktiv unterstützen und Einsparungsmöglichkeiten mit dem Unternehmen kommunizieren. Eine Empfehlung ist die Veröffentlichung eines „SAM-Newsletters“, in dem Sie den Fortschritt Ihres Teams teilen und diese schnellen Gewinne hervorheben können.

Zusammenfassend ist es nicht die Lösung, einfach Geld für ein SAM-Tool auszugeben. Sogar das schickste Werkzeug fällt flach, wenn es nicht Teil des größeren SAM-Bildes von Menschen, Prozessen UND Technologie ist. Ohne die uneingeschränkte Verpflichtung des Senior Managements zu einem SAM-Plan, das Verständnis für die Anforderungen der verschiedenen Geschäftsbereiche und die Überlegung, wie SAM in Ihre Systemlandschaft integriert werden kann, besteht die Gefahr einer Verschwendung von Investitionen in sehr teure SAM-Lösungen. Wenn Sie sich jedoch die Zeit nehmen, diese Aspekte im Voraus zu planen, können Sie eine erfolgreiche Auswahl und Implementierung des SAM-Tools viel besser beurteilen.

Haben Sie gerade ein SAM-Tool gekauft und benötigen Implementierungsunterstützung? Oder haben Sie eine bestehende SAM-Lösung und möchten Ihrem Unternehmen einen Mehrwert bieten? Vielleicht sind Sie gerade dabei, ein Werkzeug auszuwählen, und möchten eine Eingabe? Wir sind hier um zu helfen. Treffen Sie sich mit einem unserer Werkzeugexperten, um eine kostenlose Beratung zu erhalten anglepoint.com/schedule.

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